Encyclopedia Earth

ลำดับตอนที่ #283 : ถ้าคุณจะจัดแถลงข่าว ... ต้องทำอย่างไร ตอนที่3

ถ้าคุณจะจัดแถลงข่าว ... ต้องทำอย่างไร

การแถลงข่าว



ในโลกยุคที่เทคโนโลยีการสื่อสารมีการพัฒนาไปอย่างไม่หยุดยั้ง ทำให้ "การประชาสัมพันธ์" หรือ "การส่งผ่านข่าวสารไปสู่สาธารณชน" เป็นไปด้วยความคล่องตัว รวดเร็ว ฉับไว

หลายองค์กร ศึกษาและเรียนรู้ประสิทธิภาพการสื่อสารแบบไร้พรมแดนและขีดจำกัด เพื่อนำมาใช้ในการประชาสัมพันธ์องค์กรของตนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

กิจกรรมหนึ่งที่หลายองค์กรนิยมจัดขึ้น เพื่อประชาสัมพันธ์องค์กร และผลงานของตนสู่ประชาชน นั่นคือ การจัดการแถลงข่าว

ดังที่ทราบกันดีว่า การแถลงข่าวคือ การกระจายข่าวสารของเรา ไปสู่สาธารณชน โดยผ่านสื่อสารมวลชน ไม่ว่าจะเป็น โทรทัศน์ วิทยุ สื่อสิ่งพิมพ์ สื่ออินเตอร์เน็ต

เป็นการให้ข่าวสารโดยตรง ผ่านคำแถลงของผู้แถลงข่าว หรือ Spokeperson

... ไม่ผ่านการตีความจากสื่อ

... ทำให้ข่าวสารมีความถูกต้อง ตรงตามวัตถุประสงค์ของผู้กระจายข่าวสาร

นอกจากนี้ การแถลงข่าว ยังได้รับการยอมรับว่า เป็นสิ่งสำคัญที่สุดอย่างหนึ่งในการประชาสัมพันธ์ในภาวะวิกฤติอีกด้วย

นอกจากนี้ ด้วยเทคโนโลยีการสื่อสารที่กล่าวมาข้างต้น ได้เปิดโอกาสให้องค์กรเล็กๆ โรงเรียน สถาบันการศึกษา นักเรียนนักศึกษ หรือกลุ่มคนทั่วไป สามารถทำการแถลงข่าวได้โดยไม่ต้องใช้ต้นทุนมากมาย แต่ได้ผลในระดับที่น่าพอใจ

เยาวชนบางกลุ่มจัดการแถลงข่าว แล้วเผยแพร่ทางเว็ปไซด์ Youtube เผยแพร่ข่าวสารทาง website, blog หรือแม้กระทั่ง Hi5 ของตนเอง ในขณะเดียวกันก็เชิญสื่อมวลชนเข้าร่วมทำข่าวควบคู่กันไปด้วย

ดังนั้น การแถลงข่าว จึงไม่ใช่อาวุธสำคัญของการประชาสัมพันธ์ในภาวะวิกฤติแต่เพียงอย่างเดียว หากแต่ยังเป็นอาวุธสำคัญในการประชาสัมพันธ์ทั่วไปอีกด้วย

ทุกอย่างอยู่ที่การเตรียมการ การวางแผน และลงมือทำ ...

เริ่มต้นที่ไหนดี

หากท่านหรือหน่วยงาน สถาบัน บริษัท ห้างร้านของท่านต้องการจะจัดแถลงข่าวขึ้น อะไรคือสิ่งที่ต้องดำเนินการ

... จะเริ่มต้นตรงไหน ... อย่างไร ...

มาดูที่การเตรียมการแถลงข่าวกันก่อน

ท่านต้องตอบคำถามเหล่านี้ให้ได้

... ต้องการเสนอข่าวอะไร

... ต้องการเสนอข่าวให้ใคร

... ต้องการจะนำเสนอข่าวอย่างไร

... ต้องการนำเสนอเมื่อใด


ต้องการเสนอข่าวอะไร

ข่าวที่ท่านต้องการนำเสนอ อาจเป็นข่าวสารและกิจกรรมทั่วไปขององค์กร เช่น การแถลงข่าวประจำเดือน การเปิดตัวสินค้าใหม่

หรือเป็นการแถลงข่าวโครงการที่จัดทำขึ้น เช่น โครงการปลูกป่าเฉลิมพระเกียรติ โครงการรณรงค์ลดภาวะโลกร้อน หรือโรงการที่น่าสนใจของบริษัท

ชี้แจงเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นขององค์กร ในลักษณะของการให้ข้อเท็จจริง

หรือชี้แจงความคืบหน้าของสถานการณ์ที่ไม่ปกติ

ต้องการเสนอให้ใคร

เป้าหมายของท่าคือ สื่อมวลชน

หรือทั้งสื่อมวลชนและประชาชนทั่วไป ที่ร่วมรับฟังการแถลงข่าว

หรือเพียงเฉพาะประชาชนทั่วไป


การแถลงข่าวเพื่อให้สาธารณชนรับรู้

ต้องการนำเสนออย่างไร

การแถลงข่าวที่ท่านจะจัดขึ้นมีผู้แถลงคนเดียว ...


การแถลงแบบมีผู้แถลงคนเดียว

... หรือมีผู้ร่วมแถลงข่าวคนอื่นๆ ด้วย


การแถลงแบบมีผู้แถลงหลายคน

... บางครั้งมีประธานร่วม


การแถลงแบบมีประธานร่วม 2 คน

... ทำการแถลงในหรือนอกสถานที่


แถลงในสถานที่


แถลงนอกสถานที่

... เป็นทางการ หรือเป็นกันเอง


แถลงแบบไม่เป็นทางการ

การแถลงข่าวอย่างไม่เป็นทางการ ส่วนใหญ่ใช้ในการเปิดตัวหนังสือ เรื่องราวที่ไม่หนักมาก บรรยากาศสบายๆ ทั้งผู้แถลงและผู้ฟัง ไม่เหมาะสำหรับการแถลงข่าวงานหรือกิจกรรมที่มีรูปแบบเป็นทางการ

อย่างไรก็ตามก็แถลงแบบกึ่งไม่เป็นทางการสามารถกระทำได้ แม้สาระที่จะแถลงเป็นทางการ ขึ้นอยู่กับตัวผู้แถลง


การแถลงแบบกึ่งทางการ

... มีอุปกรณ์ แผนผัง แผนที่หรือสิ่งของประกอบการแถลงข่าวหรือไม่


การใช้รูปภาพประกอบการแถลงข่าว


การใช้ PowerPoint ประกอบ

การใช้ PowerPoint มีข้อดีคือ ทำให้สามารถอธิบายได้ละเอียด ผู้ฟังเห็นภาพ แต่มีข้อควรระวังคือ กล้องโทรทัศน์จะจับภาพได้มากน้อยเพียงใด อันเป็นผลมาจากแสงที่ค่อนข้างมืดระหว่างการฉาย อีกทั้งการอธิบายประกอบภาพ สื่อวิทยุไม่สามารถนำเสียงแถลงข่าวไปใช้ได้อย่างมีประสทิธภาพ เนื่องจากผู้ฟังไม่สามารถเห็นภาพ

... มีผู้ประกอบฉากหลังการแถลงหรือไม่ ถ้ามีจะให้อยู่ส่วนใดของผู้แถลง


มีผู้ประกอบฉากหลังการแถลงข่าว

หลายครั้งที่ผู้แถลงข่าวมีการนำผู้แสดง ตัวละคร หรือผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง เข้ามาประกอบฉากหลังการแถลงข่าวด้วย สิ่งที่ควรระวังคือ จะเข้ามาเมื่อใด เข้ามาแล้วทำอย่างไร ยืนเฉยๆ หรือมีท่าทางอื่นประกอบ และพยายามอย่าให้ผู้ประกอบฉากหลัง แย่งความโดดเด่นของผู้แถลงข่าว เช่นบางครั้ง เราจะเห็นผู้สื่อข่าวรุมถ่ายภาพเด็ก หรือบุคคลที่นำมาประกอบการแถลงข่าว ในขณะที่ผู้แถลงข่าวกำลังแถลงข่าวอยู่

... มีฉากหลังผู้แถลงข่าวหรือไม่ ... ถ้ามี ขนาดเล็ก หรือใหญ่ ... และจะทำอย่างไรให้ฉากหลังปรากฏในภาพทางสื่อ


ฉากหลังขนาดใหญ่


ฉากหลังขนาดเล็ก


ภาพที่ปรากฏในสื่อ

จะเห็นได้ว่า ไม่ว่าฉากหลัง จะมีสัญญลักษณ์เล็ก หรือใหญ่ ก็อาจจะมีโอกาส หรือไม่มีโอกาสปรากฏต่อสาธารณชน บางครั้งฉากหลังขนาดเล็ก มีสัญญลักษณ์เล็กๆ สลับกันไปมา อาจจะปรากฏทางสื่อได้ดีกว่าฉากหลังขนาดใหญ่


การจัดที่นั่งแถลงข่าวแบบมาตรฐาน โปรดสังเกตุการวางขวดน้ำ แก้วน้ำ จอภาพ ฉากหลังที่ให้รายละเอียดครบถ้วน รวมทั้งป้ายชื่อ ตำแหน่ง ผู้แถลงข่าว เพราะมีหลายครั้งที่ผู้สื่อข่าวไม่ทราบรายละเอียดของผู้แถลงข่าวคนอื่นๆ

การวางกล้องโทรทัศน์ของสื่อมวลชน ต้องใช้เนื้อที่พอสมควร ดังนั้นต้องเตรียมพื้นที่ไว้ให้เหมาะสม


กล้องโทรทัศน์ในการแถลงข่าว

พื้นที่วางไมโครโฟนของผู้สื่อข่าว ควรระวังไมโครโฟนอาจบังหน้าผู้แถลงข่าว


ไมโครโฟนจำนวนมากจะจัดการอย่างไร เพื่อให้ภาพที่ออกมาดูเหมาะสม

... สุดท้ายเปิดโอกาสให้ผู้สื่อข่าวซักถามหรือไม่


เฉินหลงแถลงข่าวและเปิดโอกาสให้ซักถาม

ข้อสำคัญ 10 ข้อของการแถลงข่าว

1. วางแผนล่วงหน้าอย่างน้อย 2 สัปดาห์ว่าจะทำอะไร อย่างไร เมื่อไร

คู่มือการกำหนดสถานที่แถลงข่าว

- สิ่งอำนวยความสะดวกสื่อมวลชน เช่น โทรศัพท์ โทรสาร เครื่องถ่ายเอกสาร อินเตอร์เน็ต ห้องสุขา
- ความยุ่งยากของระบบเสียง เช่น ลำโพง ไมโครโฟน เสียงก้อง เสียงรบกวน หากเป็นภายนอก คำนึงถึงเสียงลม แสงแดด
- มุมพักคอยและเครื่องดื่ม อาหารว่างของผู้สื่อข่าว

คู่มือการกำหนดเวลา

- กำหนดล่วงหน้าอย่างน้อย 1 สัปดาห์
- ปกติควรใช้วัน อังคาร พุธ พฤหัสบดี
- ไม่ตรงกับกิจกรรมที่สำคัญอื่นๆ ที่สื่อมวลชนต้องไปทำข่าว
- วันพิเศษบางวัน เช่น วันประกาศผลลอตเตอรี่ สื่อจะปิดต้นฉบับเร็วมาก

2. ทำความเข้าใจกับทีมงาน ให้เข้าใจตรงกันว่า แผนเป็นอย่างไร ทำเพื่ออะไร ทำอย่างไร

ภารกิจทีมงานแถลงข่าว

- ทีมงานต้องเตรียมการรับมือกับสิ่งที่คาดไม่ถึง เช่น ไฟดับ ไมโครโฟนไม่ดัง มีผู้ก่อกวนการแถลงข่าว ผู้สื่อข่าวถามคำถามที่ไม่ควรถาม
- ต้องคำนึงเสมอว่า การแถลงข่าวนี้ มีความสำคัญอย่างยิ่งในการสนับสนุนให้องค์กรบรรลุภารกิจ
- สร้างความสัมพันธ์อันดีกับสื่อ

3. เตรียมข้อมูล ข่าวสาร เอกสาร แผ่นพับ โปสเตอร์ที่จะใช้ในการแถลงข่าว เพื่อจัดทำชุดแถลงข่าว (Press kit) แจกผู้สื่อข่าวในวันแถลงข่าว

4. เตรียมรายชื่อของสื่อ และตัดสินใจว่าจะเชิญใครบ้าง

5. ทำหนังสือเชิญร่วมทำข่าวการแถลงข่าวและแฟ๊กซ์ให้กับสื่อ อย่างน้อย 1 สัปดาห์ก่อนการแถลงข่าว

6. เตรียมร่างคำแถลงข่าว ที่สั้น กระชับ ตรงประเด็น ไม่ควรเกิน 10 นาที พร้อมแนวทางถามตอบ

ข้อจำกัดของสื่อมวลชน

- สื่อวิทยุ โทรทัศน์ มีเวลาที่จำกัดในการเสนอข่าวสาร หรือบทสัมภาษณ์ (เฉลี่ยไม่เกิน 2 นาทีต่อ 1 ข่าว)

- สื่อสิ่งพิมพ์มีเนื้อที่จำกัดในการเสนอข่าว หรือบทสัมภาษณ์

ดังนั้น คำแถลงข่าวต้องสั้น กระชับ ตรงประเด็น

7. นำข้อมูลทั้งหมด และคำแถลงข่าว มารวบรวมจัดทำ “ข่าวประชาสัมพันธ์” และชุดแถลงข่าวเพื่อแจกสื่อมวลชน

8. โทรหาผู้สื่อข่าวอีก 2 ครั้ง
- ครั้งแรก 3 วันก่อนแถลงเพื่อยืนยันว่ายังมีการแถลงข่าว
- ครั้งที่สอง 1 วันก่อนแถลงเพื่อยืนยันการมาร่วม

9. ในวันแถลงข่าว ให้มาเตรียมการก่อนเวลา เพื่อแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า

ข้อควรระวัง

- มีพิธีกรเพื่อคอยช่วยผู้แถลงข่าวหรือไม่ ในกรณีสื่อถามไม่ตรงประเด็น ใช้คำตอบว่า “เป็นคำถามที่ดีมากครับ แต่ต้องขออภัยด้วยที่ไม่มีการพูดถึงเรื่องนี้ในการประชุมครั้งนี้ ขอผ่านเป็นคำถามต่อไป”

- ผู้แถลงข่าวต้องมีความมั่นใจ สายตาไม่ส่ายไปมา การวางมือต้องอยู่นิ่ง เพราะภาพเหล่านี้จะปรากฏต่อสายตาผู้ชมทั่วประเทศ

- ตอบคำถามด้วยคำตอบสั้นๆ ตรงประเด็น ไม่เกิน 50 วินาที เพื่อสื่อสามารถนำไปออกอากาศ หรือตีพิมพ์ได้ทันที โดยไม่ต้องสรุป

- สื่อโทรทัศน์ต้องใช้เวลาอย่างน้อย 15 นาทีตั้งกล้อง และเดินสายไมค์

- จัดโต๊ะลงทะเบียนสื่อ พร้อมแจกข่าวต่างๆ

10. เมื่อเสร็จสิ้นการแถลงข่าว ให้ส่งเอกสารการแถลงข่าว ให้กับสื่อที่ไม่สามารถมาได้

ทั้งหมดนี้เป็นแนวทางในการแถลงข่าว ที่รวบรวมนำมาเสนอแบบคร่าวๆ

... ขอให้ประสบความสำเร็จกับการแถลงข่าวนะครับ



(ข้อมูลนี้สงวนสิทธิ์ ให้ใช้เพื่อการศึกษาเท่านั้น)