สรุปย่อวิชาต่างๆ

ลำดับตอนที่ #15 : บัญชี-การบันทึกสมุดรายวันทั่วไป

การบันทึกสมุดรายวันทั่วไป

ความหมายของสมุดบันทึกรายการขั้นต้น (Book of Original Entry)

        สมุดบันทึกรายการขั้นต้น คือ สมุดบันทึกเล่มแรกที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นตามก่อนหลังแล้ว จึงผ่านรายการจากสมุดบันทึกรายการขั้นต้น ไปยังสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป

ประเภทของสมุดบันทึกรายการขั้นต้น

สมุดบันทึกรายการขั้นต้น มี 2 ประเภท คือ

1.สมุดรายวันทั่วไป คือ สมุดที่ใช้บันทึกรายการขั้นต้นได้ทุกเรื่องในกรณีที่กิจการมีสมุดรายวันทั่วไปเพียงเล่มเดียวหรือเป็นสมุดบันทึกรายการที่ไม่สามารถบันทึกในสมุดรายวันเฉพาะเล่มอื่นได้ในกรณีที่กิจการนั้นใช้สมุดรายวันขั้นต้นหลายเล่ม

2.สมุดรายวันเฉพาะ คือ สมุดรายวันขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการเฉพาะเรื่องใดเรื่องหนึ่งได้แก่

ขั้นที่3การเขียนช่องเลขที่บัญชีเป็นการอ้างอิงรายการที่บันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไปได้ผ่านไปยังบัญชีเลขที่เท่าไรการอ้างอิงในช่องนี้จะกระทำหลังผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไปยังบัญชีที่แยกประเภทแล้ว

      2.1สมุดรายวันซื้อ           

      2.2สมุดรายวันส่งคืนและจำนวนที่ได้ลด

      2.3สมุดรายวันขาย

      2.4สมุดรายวันรับคืนและจำนวนที่ลดให้

      2.5สมุดรายวันรับเงิน

      2.6สมุดรายวันจ่ายเงิน

รูปแบบของสมุดรายวันทั่วไปประกอบด้วยส่วนต่างๆดังนี้

1.คำว่าสมุดรายวันทั่วไป

2.ลำดับหน้าของสมุดรายวันทั่วไป จะเรียงลำดับตามเลขที่ 1,2,3,4,5 และอื่นๆ

3.ช่องวัน เดือน ปี สำหรับบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้น โดยเรียงลำดับก่อนหลัง

4.ช่องรายการสำหับบันทึกชื่อบัญชีที่เดบิต เครดิต และคำอธิบายรายการ

5.ช่องเลขที่บัญชีใช้บันทึกบัญชีเมื่อมีการผ่านรายการไปยังบัญชีที่แยกประเภทแล้ว

6.ช่องจำนวนเงินที่เดบิตใช้บันทึกจำนวนเงินที่เดบิต

7.ช่องจำนวนเงินที่เครดิตใช้บันทึกจำนวนเงินที่เครดิต

วิธีการบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป ดังนี้

ขั้นที่1เขียน พ.ศ. เดือน วันที่ ลงในช่องวันที่ การเขียนต้องเรียงวันที่ตามลำดับที่รายการค้านั้นๆเกิดขึ้นถ้าวันที่ซ้ำกันไม่ต้องเขียนวันที่ซ้ำอีกจนกว่าจะเปลี่ยนวันที่ใหม่ การเขียนเดือนให้ใช้ตัวย่อเช่น ม.ค. ก.พ.ฯลฯ ถ้าเดือนซ้ำกันไม่ต้องเขียนเดือนซ้ำอีกจนกว่าจะเปลี่ยนเดือนใหม่หรือขึ้นหน้าใหม่ทุกครั้งที่สมุดขึ้นหน้าใหม่ให้เขียนพ.ศ. เดือน วันที่ ลงในช่องวันที่

ขั้นที่2เขียนช่องรายการและจำนวนเงินให้ปฏิบัติ ดังนี้

บรรทัดที่1เขียนชื่อบัญชีเดบิตชิดเส้นวันที่พร้อมทั้งเขียนจำนวนเงินลงในช่องจำนวนเงิน

      บรรทัดที่2เขียนชื่อบัญชีเครดิตให้เยื้องไปทางขวาประมาน1นิ้วพร้อมทั้งเขียนจำนวนเงินลงในช่องจำนวนเงินลงในช่องจำนวนเงินเครดิตในแนวบรรทัดเดียวกัน

      บรรทัดที่ 3เขียนคำอธิบายรายการให้ชิดเส้นวันที่ เพื่อให้รายละเอียดเกี่ยวกับรายการที่บันทึก

บรรทัดที่4ขีดเส้นขั้นรายการขีดเฉพาะช่องรายการเท่านั้น

สมุดรายวันทั่วไป มีประโยชน์ดังนี้

1.ช่วยในการวิเคราะห์รายการค้า

2.ช่วยในการผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป สะดวก รวดเร็วและง่ายต่อการปฏิบัติ

3.สามารถตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนตามรายการในภายหลังได้ง่ายและลดความผิดพลาด